Numérisation des factures papier : les précisions de l’administration

Les commentaires administratifs sur la numérisation aux fins de conservation et de stockage des factures émises ou reçues sous format papier mettent en lumière l’importance d’une procédure respectueuse des conditions fixées par l’article A 102 B-2 du LPF, en particulier pour le récepteur de la facture.

 

 

1. L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a assoupli les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et de leurs pièces justificatives afin notamment de permettre aux entreprises qui le souhaitent de conserver sous forme dématérialisée les factures établies ou reçues sur support papier. Les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées ont fait l’objet d’un arrêté du 22 mars 2017, codifié sous un nouvel article A 102 B-2 du LPF, et s’appliquent depuis le 30 mars 2017 (voir La Quotidienne du 14 avril 2017).

L’administration a commenté ce dispositif à l’occasion d’une mise à jour de sa base Bofip du 8 février 2018.

Des conditions de numérisation très précises

2. Conformément à l’article A 102 B-2 du LPF, le transfert des factures établies à l'origine sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique, le résultat de cette numérisation devant être la copie conforme de l’original en image et en contenu, y compris s’agissant des couleurs en cas de mise en place d’un code couleur.

Par mesure de tolérance, l’administration admet qu’une numérisation ne respectant pas le code couleur est acceptée, mais uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens. L’application de cette tolérance doit pouvoir être justifiée à l’administration.

L’administration rappelle également que les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits et que, dans l’hypothèse où l’assujetti a recours à la compression de fichier, cette compression doit s’opérer sans perte (LPF art. A 102 B-2 et BOI précité).

3. En vertu de l’article A 102 B-2, II du LPF, l’assujetti peut numériser lui-même les factures ou confier cette mission à un tiers.

L’administration précise que la circonstance que la numérisation soit effectuée par un tiers ne permet toutefois pas à l’assujetti de s’exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures au regard de la TVA. Ainsi, le fournisseur ne pourra pas arguer de la défaillance de numérisation de son prestataire ni même du retard de ce dernier pour permettre l’accès de l’administration aux factures numérisées (BOI-CF-COM-10-10- 30-10 no 100).

4. L’administration précise également qu’il appartient à chaque entreprise d’effectuer régulièrement et sous sa responsabilité des contrôles de la fiabilité des factures numérisées, permettant de justifier le respect des modalités de numérisation fixées à l’article A 102 B-2 du LPF (BOI-CF-COM-10-10-30-10 no 100).

5. En tout état de cause, et conformément à l’article A 102 B-2, III du LPF, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) et être assorti :

– soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

– soit d’une empreinte numérique ;

– soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

– soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au minimum au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

6. Dans l’hypothèse où le contribuable présente à l’administration une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions, ce dernier est alors tenu de la présenter sous forme papier. Si le contribuable n’est plus en possession de la facture papier, l’administration n’est pas en mesure de s’assurer de l’authenticité de celle-ci conformément à l’article 289 du CGI (BOI-CF-COM-10-10-30-10 n° 107).

Toutes les factures papier peuvent être numérisées

7. Les dispositions relatives à la numérisation des factures sont entrées en vigueur le 30 mars 2017, date de publication de l’arrêté ministériel du 22 mars 2017 définissant les modalités de numérisation des factures papier. Elles sont applicables aux factures papier émises ou reçues à compter du 30 mars 2017.

8. Toutefois, par mesure de tolérance, l'administration indique que ces dispositions sont également appliquées aux factures papier émises ou reçues antérieurement à cette date (BOI-CF-COM-10-10-30-10 no 107).

 

© Editions Francis Lefebvre - La Quotidienne